TEMELJNE ODREDBE

Frula d.o.o. (u daljnjem tekstu Frula) pridodaje osobitu pozornost zaštiti osobnih podataka i privatnosti svojih korisnika, zaposlenika, poslovnih partnera ili drugih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju (u daljnjem tekstu: ispitanici). Ovom Politikom se definiraju osnovna načela i pravila zaštite osobnih podataka u skladu s poslovnim i sigurnosnim zahtjevima Frule, kao i zakonskim propisima, najboljim praksama i međunarodno prihvaćenim standardima.

Politikom zaštite osobnih podataka svojim korisnicima želimo pružiti jasne informacije o obradi i zaštiti osobnih podataka, o ciljevima prikupljanja, obradama i svrhama te upravljanju osobnim podacima unutar Frule.

PODRUČJE PRIMJENE

Politika zaštite osobnih podataka je temeljni akt Frule koji za svrhu ima uspostavljanje okvira zaštite osobnih podataka sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka.

Frula posluje s pravnim osobama koji su distributeri proizvoda i usluga Frule te koji su također usvojili ovu Politiku.

Politika utvrđuje sva pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka korisnika proizvoda i usluga Frule koje Frula upotrebljava ili na drugi način obrađuje, izravno ili putem svojih partnera.

Politika se primjenjuje na sve obrade osobnih podataka unutar Frule, osim u slučajevima gdje se obrađuju anonimizirani podaci ili su obrade takve prirode da se radi o statističkim analizama iz kojih nije moguće identificirati pojedinca, takvi podaci se ne smatraju osobnim podacima.

Frula je u pravilu izvršitelj obrade u odnosu na podatke korisnika svojih usluga.

NAČELA OBRADE PODATAKA

Načela obrade podataka su osnovna pravila kojih se Frula pridržava prilikom obrade osobnih podataka ispitanika, a obrade koje se provode sukladno niže navedenim načelima smatraju se zakonitima.

Rukovodstvo Frule dužno je  osigurati da su se sve osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka obvezale na poštovanje povjerljivosti.

Frula osobne podatke obrađuje u skladu sa sljedećim načelima obrade:

1. Zakonito i pošteno – s obzirom na ispitanike i njihova prava, Frula će obrađivati osobne podatke ispitanika sukladno važećim zakonima
2. Transparentno – Frula će osigurati transparentnost obrada osobnih podataka te će, sukladno Uredbi, pružiti ispitanicima sve potrebne informacije i na zahtjev osigurati ispitanicima uvid u njihove podatke, obrazloženja obrada, temelje i zakonitosti obrade i sl. Kroz ovu Politiku, ali i kroz druge kanale koje će biti dostupni ispitanicima, Frula će osigurati informacije ispitanicima kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Ispitanik će biti pravovremeno, odnosno prije samog prikupljanja podataka, upoznat sa svim relevantnim informacijama.
3. Uz ograničenje svrhe – osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama.
4. Uz ograničenje pohrane – Frula osigurava da su osobni podaci ispitanika čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Frula osobne podatke može pohraniti i dulje, ali za to mora imati jasnu svrhu u smislu zakonske obveze (npr. Zakona o računovodstvu) ili legitimni interes (npr. u slučaju sudskog spora)
5. Koristeći samo potrebne podatke (smanjenje količine podataka) – Frula osobne podatke prikuplja i obrađuje na način da su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju. Procesi u Fruli su dizajnirani na način da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za prikupljanjem i svi djelatnici osiguravaju da se ovo načelo adekvatno primjenjuje.
6. Točnost – Frula osigurava da su podaci točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave.Frula osigurava primjenu ovog načela na način da je uspostavila redovite kontrole, ali i transparentan proces komunikacije s ispitanicima kroz koji se može zatražiti ispravak podataka u slučaju da ispitanik primijeti da neki od njegovih osobnih podataka nije ispravno naveden.
7. Osigurava sigurnost, nadzor i kontrolu nad podacima i obradama podataka (Cjelovitost i povjerljivost) – Frula prikuplja i obrađuje podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera.

Sukladno navedenim načelima, podacima ispitanika pristupat će djelatnici Frule ovisno o njihovim ovlaštenjima i radnim mjestima, kako bi uspješno ispunili poslove definirane za njihovo radno mjesto. Također dio usluga za Frulu obavljaju i druge pravne osobe s kojima će podaci ispitanika biti podijeljeni samo ako su oni nužni za potrebe ispunjenja obveza iz zajedničkih Ugovora. Primjer toga su poslovi knjigovodstvenog servisa, usluge isporuke poštanskih pošiljaka, distributeri i slično.

ZAKONITOST OBRADE

Frula osobne podatke ispitanika smatra njihovim vlasništvom te se prema njima tako i odnosi. Međutim, kako bi Frula bila u mogućnosti pružiti uslugu ispitaniku, a sukladno niže navedenim zakonitostima, potrebno je obrađivati minimalan set podataka neophodan za kvalitetno pružanje pojedine usluge. U suprotnom, odnosno ako ispitanik odbije ustupiti traženi set podataka, Frula neće biti u mogućnosti pružiti mu uslugu.

Sukladno tome, osobni podaci ispitanika obrađuju se kada je zadovoljen jedan od niže navedenih uvjeta:

1. obrada je nužna za izvršavanje ugovora/zahtjeva za instalaciju i promjenu u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja poslovnog odnosa
2. obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza Frule (važeći zakonski propisi prema kojima je Frula dužna postupati)
3. obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Frule – osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka. Pod legitimnim interesom Frula podrazumijeva obrade podataka svojih korisnika kako bi unaprijedila proces i usluge, razvila nove proizvode i usluge te proširila poslovanje na dodatne regije.
4. ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha – privola mora biti dokaziva i dobrovoljna, napisana lako razumljivim jezikom i ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu (povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao i davanje privole), obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;
5. obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;

PRAVA ISPITANIKA

Frula će u trenutku prikupljanja informacija od ispitanika pružiti sljedeće informacije: identitet i kontaktne podatke voditelja obrade, kontaktne podatke službenika za zaštitu podataka, svrhe obrade radi kojih se upotrebljavaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu, legitimne interese, primatelje ili kategorije primatelja osobnih podataka, namjeru prijenosa osobnih podataka trećim zemljama (ako postoji), razdoblje pohrane podataka ili kriterije koji definiraju to razdoblje, prava vezana uz privole, potencijalno postojanje automatiziranog donošenja odluka što podrazumijeva i izradu profila (smislene informacije o kojoj je logici obrade riječ te potencijalnim posljedicama i važnosti same obrade za ispitanika) te postojanje niže navedenih prava. U slučaju da se podaci ne prikupljaju izravno od ispitanika, uz navedene podatke navodi se i izvor osobnih podataka.

Frula osobne podatke obrađuje sukladno pravima ispitanika definiranim unutar Uredbe, a koja su navedene u nastavku:

• Pravo na brisanje („pravo na zaborav“) – ispitanik ima pravo od Frule ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, a Frula ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
  1. osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni
  2. ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji, a ne postoji druga pravna osnova za obradu
  3. ispitanik uloži prigovor na obradu, a legitimni razlozi za realizaciju prava na brisanje imaju veću težinu od legitimnog interesa Frule za obradu i/ili čuvanje osobnih podataka
  4. osobni podaci nezakonito su obrađeni
  5. osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze
• Pravo na pristup podacima – ispitanik ima pravo dobiti od Frule potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i svrsi obrade, kategorijama podataka, potencijalnim primateljima kojima će osobni podaci biti otkriveni i slIčno.
• Pravo na ispravak – ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Frule ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave. Dodatno, ispitanici prema Zahtjevu za instalaciju /promjenu imaju obvezu ažuriranja osobnih podataka u poslovnom odnosu s Grupom.
• Pravo na prijenos podataka – ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio Fruli u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade. Potrebno je uzeti u obzir da se pravo prijenosa odnosi isključivo na osobne podatke ispitanika.
• Pravo na prigovor – ispitanik ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega
• Pravo na ograničenje obrade – ispitanik ima od Frule pravo tražiti pravo na ograničenje obrade u slučaju da osporava točnost osobnih podataka, kada smatra da je obrada nezakonita te se protivi brisanju osobnih podataka i umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe, te u slučaju kada je ispitanik uložio prigovor na obradu i očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku zahtijevati realizaciju bilo kojeg od gore navedenih prava. Frula ispitaniku na zahtjev pruža informacije o poduzetim radnjama vezanim uz navedena prava, najkasnije u roku od 1 mj. od zaprimanja zahtjeva (ovisno o količini i kompleksnosti zahtjeva).  

Dodatno, ispitanik ima pravo da se na njega ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, koja proizvodi pravne učinke koji se na njega odnose ili na sličan način značajno na njega utječu, osim ako je ta odluka:

• potrebna za sklapanje ili izvršenje ugovora između ispitanika i Frule
• dopuštena zakonom
• temelji na izričitoj privoli ispitanika

OBVEZE FRULE SUKLADNO UREDBI

Frula kontinuirano provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za prava i slobode ispitanika.

Spomenute mjere uključuju provedbu odgovarajućih politika zaštite podataka:

OBRADA POSEBNIH KATEGORIJA OSOBNIH PODATAKA

Frula ne obrađuje podatke posebnih kategorija.

AUTOMATSKA OBRADA PODATAKA

Frula ne koristi automatske obrade osobnih podataka.

PRIJENOS OSOBNIH PODATAKA

Prilikom prijenosa podataka ispitanika Frule vanjskim partnerima strogo se poštuje načelo ograničenja obrade uz prijenos minimalne količine podataka koja je potrebna kako bi se realizirala tražena usluga. Dodatno, Frula je uspostavila kontrolne mehanizme koji od partnera zahtijevaju minimalno jednaku razinu zaštite osobnih podataka.

SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA (DPO)

Frula je imenovala Službenika za zaštitu podataka koji je neovisan i kao takav djeluje u interesu zaštite prava ispitanika i njihovih osobnih podataka. Njegova je odgovornost da se unutar Frule primjenjuje Politika zaštite osobnih podataka te ostale politike i procedure koje definiraju pravila postupanja prilikom prikupljanja i obrade osobnih podataka ispitanika. On je na primjeren način i pravodobno uključen u sva pitanja u pogledu zaštite osobnih podataka. Sudjeluje u procesima Frule koji se odnose na upravljanje promjenama i projektima što mu omogućuje pravovremeni pristup informacijama

Službenik za zaštitu osobnih podataka ne prima nikakve upute u pogledu izvršenja navedenih zadaća što mu dodano osigurava neovisnost.

Službenik za zaštitu osobnih podataka je ujedno i primarna točka za kontakt ispitanicima koji žele ostvariti svoja prava (pitanja povezanih s obradom svojih osobnih podataka i ostvarivanja svojih prava iz Uredbe), poslati upit vezan uz zaštitu osobnih podataka, zatražiti dodatne informacije, izraziti brigu oko obrade njihovih osobnih podataka, podnijeti prigovor vezano uz zaštitu osobnih podataka te ostvarivanja svojih prava iz Opće uredbe o zaštiti podataka. Ispitanici mogu Službenika za zaštitu osobnih podataka kontaktirati putem email adrese frula@frula.hr.

Frula ima pravo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihovog učestalog ponavljanja.

Kontakt podaci Službenika za zaštitu osobnih podataka dostupni su i na Internet stranicama www.frula.hr.

PROCJENA UČINKA

Ako je vjerojatno da će neka vrsta obrade prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, Frula prije obrade provodi procjenu učinka predviđenih postupaka obrade na zaštitu osobnih podataka, ako je u ulozi voditelja obrade. Jedna procjena može se odnositi na niz sličnih postupaka obrade koji predstavljaju slične visoke rizike.

REGISTAR OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Frula vodi evidenciju aktivnosti obrada za koje je odgovorna, odnosno u slučajevima kada je u ulozi voditelja obrade ili zajedničkog voditelja obrade. Ta evidencija je u elektroničkom obliku i sadržava najmanje sljedeće informacije:

• ime i kontaktne podatke voditelja obrade i Službenika za zaštitu podataka;
• svrhe obrade
• opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka
• kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, uključujući primatelje u trećim zemljama ili međunarodne organizacije;
• prijenose osobnih podataka u treću zemlju ili međunarodnu organizaciju, uključujući ime treće zemlje ili naziv međunarodne organizacije
• predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka, ako je to moguće
• opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera

Službenik za zaštitu osobnih podataka odgovoran je za održavanje registra obrada, a sve organizacijske jedinice unutar grupe su odgovorne za dostavu točnih i pravovremenih informacija kako bi se registar obrada adekvatno popunio.

PRAVO NA PRITUŽBU

U slučaju da ispitanik smatra da je došlo do povrede njegovih prava po pitanju zaštite osobnih podataka, te da problem nije uspio riješiti sa službenikom za zaštitu osobnih podataka ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu (Agencija za zaštitu osobnih podataka) u slučaju incidenta koji se tiče njegovih osobnih podataka ili ako smatra da Frula krši njegova prava definirana Općom uredbom o zaštiti podataka.

ZAVRŠNE ODREDBE

Ova Politika stupa na snagu danom donošenja  a primjenjuje se od 25.05.2018. godine.